Sistem documentar și controlul documentelor
Organizăm documentele companiei într-un sistem controlat. Politici, proceduri, registre și reguli de aprobare care reflectă felul real de lucru, pregătite pentru evaluarea clientului.
Ce primiți
- Lista documentelor existente, cu stare și proprietar
- Structura pe niveluri: politici, proceduri, instrucțiuni, formulare
- Regulile de numerotare, revizie și aprobare
- Documente redactate pe baza practicii reale a companiei
Când este util
- Un client sau un organism de certificare urmează să evalueze compania.
- Documentele există în versiuni diferite, pe calculatoare diferite.
- Nu este clar cine aprobă ce și care este versiunea în vigoare.
- Chestionarele clienților cer politici și proceduri pe care nu le aveți.
Activități și livrabile
Inventar și clasificare
Lista documentelor existente, cu stare și proprietar
Arhitectura sistemului
Structura pe niveluri: politici, proceduri, instrucțiuni, formulare
Codificare și versiuni
Regulile de numerotare, revizie și aprobare
Politici și proceduri
Documente redactate pe baza practicii reale a companiei
Registre
Registrul master al documentelor și registrele operaționale cerute
Organizarea arhivei
Structura de foldere sau biblioteci, cu niveluri de acces
Ce urmărim
Obiectivele colaborării, nu garanții de rezultat.
- Documente actuale, aprobate și ușor de găsit.
- Responsabilități clare pentru fiecare proces.
- Răspunsuri rapide și consecvente la evaluările clienților.
De ce depinde rezultatul
Sistemul funcționează doar dacă reflectă practica reală și este aplicat: aprobarea conducerii, implicarea responsabililor de proces și păstrarea înregistrărilor.
Responsabilități și limite
Ce face UDG Group
- Inventariem și analizăm documentele.
- Propunem structura și regulile.
- Redactăm documentele împreună cu responsabilii de proces.
- Organizăm arhiva și registrele.
Ce rămâne la companie
- Explică felul real în care se lucrează.
- Aprobă documentele prin conducere.
- Aplică procedurile și păstrează înregistrările.
Ce nu include
- Certificare sau audit acreditat.
- Documente care nu reflectă practica reală a companiei.
- Consultanță juridică sau evaluări care cer autorizări specifice.
Etape
Inventar
Ce există, ce lipsește, ce cer clienții.
Structură
Niveluri, codificare, aprobări, acces.
Redactare
Documentele prioritare întâi, cu responsabilii de proces.
Aprobare și publicare
Documentele se emit după aprobarea conducerii și sunt comunicate echipei.
Mentenanță
Revizii planificate și actualizări la schimbări.
Ce influențează durata și costul
Scopul, durata și costul se stabilesc în scris înainte de începerea lucrului.
- Numărul de procese și documente.
- Cât de complet este sistemul existent.
- Cerințele clienților sau ale standardelor vizate.
- Limbile în care trebuie emise documentele.
Întrebări frecvente
Care e diferența dintre politică, procedură și instrucțiune?
Politica spune ce își propune compania și ce principii respectă. Procedura descrie cine face ce și în ce ordine. Instrucțiunea arată pas cu pas cum se execută o activitate anume.
Mă ajutați să obțin certificarea ISO?
Pregătim documentația și organizarea cerute de standard. Certificarea propriu-zisă este emisă de un organism de certificare acreditat, după auditul său.
Unde sunt păstrate documentele?
Unde lucrează deja echipa, de regulă în SharePoint sau Microsoft 365, cu niveluri de acces pentru documentele sensibile.
Servicii conexe
Discutați acest serviciu
Scrieți-ne pe scurt contextul: termenul, ce aveți deja pregătit și ce rezultat urmăriți.
Tratăm fiecare solicitare cu discreție. Putem semna un acord reciproc de confidențialitate înainte de a discuta informații sensibile.
Dacă nu folosiți o aplicație de email, copiați adresa și scrieți-ne din contul dumneavoastră.
Folosim datele din mesaj pentru a vă răspunde. Detalii în politica de confidențialitate.