Organisation und operatives Geschäft
Dokumentationssystem und Dokumentenlenkung
Wir ordnen die Dokumente des Unternehmens in ein gelenktes System. Richtlinien, Verfahren, Register und Freigaberegeln bilden die tatsächliche Arbeitsweise ab und sind für die Bewertung durch den Kunden vorbereitet.
Was Sie erhalten
- Liste der vorhandenen Dokumente mit Status und Verantwortlichem
- Ebenenstruktur: Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare
- Regeln für Nummerierung, Revision und Freigabe
- Dokumente auf Grundlage der tatsächlichen Praxis des Unternehmens
Wann sinnvoll
- Ein Kunde oder eine Zertifizierungsstelle wird das Unternehmen demnächst bewerten.
- Dokumente liegen in verschiedenen Versionen auf verschiedenen Rechnern.
- Es ist unklar, wer was freigibt und welche Version gültig ist.
- Kundenfragebögen verlangen Richtlinien und Verfahren, die Sie nicht haben.
Leistungen und Ergebnisse
Bestandsaufnahme und Einordnung
Liste der vorhandenen Dokumente mit Status und Verantwortlichem
Systemarchitektur
Ebenenstruktur: Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare
Kodierung und Versionierung
Regeln für Nummerierung, Revision und Freigabe
Richtlinien und Verfahren
Dokumente auf Grundlage der tatsächlichen Praxis des Unternehmens
Register
Masterliste der Dokumente und die geforderten operativen Register
Ablagestruktur
Ordner- oder Bibliotheksstruktur mit Zugriffsebenen
Was wir anstreben
Ziele der Zusammenarbeit, keine Ergebnisgarantien.
- Aktuelle, freigegebene und leicht auffindbare Dokumente.
- Klare Zuständigkeiten für jeden Prozess.
- Schnelle und stimmige Antworten bei Kundenbewertungen.
Wovon das Ergebnis abhängt
Das System funktioniert nur, wenn es die gelebte Praxis abbildet und angewendet wird. Dazu gehören die Freigabe durch die Geschäftsleitung, die Mitwirkung der Prozessverantwortlichen und die Aufbewahrung der Aufzeichnungen.
Zuständigkeiten und Grenzen
Was UDG Group übernimmt
- Wir erfassen und analysieren die Dokumente.
- Wir schlagen Struktur und Regeln vor.
- Wir verfassen die Dokumente gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen.
- Wir ordnen Ablage und Register.
Was beim Unternehmen bleibt
- Erläutert die tatsächliche Arbeitsweise.
- Gibt die Dokumente über die Geschäftsleitung frei.
- Wendet die Verfahren an und führt die Aufzeichnungen.
Nicht enthalten
- Zertifizierung oder akkreditiertes Audit.
- Dokumente, die nicht die tatsächliche Praxis des Unternehmens abbilden.
- Rechtsberatung oder Bewertungen, die besondere Zulassungen erfordern.
Ablauf
Bestandsaufnahme
Was vorhanden ist, was fehlt, was Kunden verlangen.
Struktur
Ebenen, Kodierung, Freigaben, Zugriff.
Erstellung
Zuerst die vorrangigen Dokumente, mit den Prozessverantwortlichen.
Freigabe und Veröffentlichung
Die Dokumente werden nach Freigabe durch die Geschäftsleitung herausgegeben und dem Team mitgeteilt.
Pflege
Geplante Revisionen und Aktualisierung bei Änderungen.
Was Dauer und Kosten bestimmt
Umfang, Dauer und Kosten werden vor Beginn der Arbeit schriftlich festgelegt.
- Anzahl der Prozesse und Dokumente.
- Vollständigkeit des bestehenden Systems.
- Anforderungen der Kunden oder der angestrebten Normen.
- Sprachen, in denen die Dokumente herausgegeben werden.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Richtlinie, Verfahren und Arbeitsanweisung?
Die Richtlinie legt fest, was das Unternehmen anstrebt und welche Grundsätze es einhält. Das Verfahren beschreibt, wer was in welcher Reihenfolge tut. Die Arbeitsanweisung zeigt Schritt für Schritt, wie eine bestimmte Tätigkeit ausgeführt wird.
Helfen Sie bei der ISO-Zertifizierung?
Wir erstellen die Dokumentation und Organisation, die die Norm verlangt. Die Zertifizierung selbst erteilt eine akkreditierte Zertifizierungsstelle nach ihrem Audit.
Wo werden die Dokumente abgelegt?
Dort, wo das Team bereits arbeitet, in der Regel in SharePoint oder Microsoft 365, mit Zugriffsebenen für sensible Dokumente.
Verwandte Leistungen
Diese Leistung besprechen
Beschreiben Sie kurz den Kontext: Termin, bereits vorhandene Unterlagen und das angestrebte Ergebnis.
Wir behandeln jede Anfrage diskret. Bevor wir sensible Informationen besprechen, können wir eine gegenseitige Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen.
Wenn Sie kein E-Mail-Programm nutzen, kopieren Sie die Adresse und schreiben Sie uns aus Ihrem eigenen Konto.
Die Angaben in Ihrer Nachricht nutzen wir, um Ihnen zu antworten. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.